月日が経ち我流に？…新人を受け入れる前に見直しておきたいビジネスマナーの基本

1年の節目、4月はもうすぐそこ。
初々しい新入社員が、あなたのもとにやってくる。
こんな時だからこそ、今一度、自分のビジネスマナーを見直してもらいたい。
基本中の基本をしっかり押さえ、尚且つ、新入社員に1から10まで丁寧に説明できるだろうか？
「なんとなーく、こんな感じ……」と誤魔化していては、面子も何もあったもんじゃない。
「この先輩　ビジネスマナー通りじゃない…」そんな印象を持たれては、あなたの信頼度はガタ落ち。
ライバルとの差も開いてしまうだろう。
「自分は大丈夫！」と思っている人こそ、超危険。
基本のビジネスマナーを、改めて学び直そう！

ビジネスマナー その1：名刺交換

営業職以外にも、名刺交換の場は多々あることだろう。
そこで、ついつい流れ作業になってしまい、正しい名刺交換を忘れている人も多いはずだ。
基本的な名刺交換は、下記の5ステップ。確実に押さえておきたい。

ポイントは、名刺を差し出すとき。
相手が差し出した名刺の高さより、低い位置で差し出すと謙虚さを表せる。
また、名刺を鞄の中などにしまうのは、商談などが終わったあと。
基本的に、ずっと出しておくのがベターだ。
もちろん、交換する際の笑顔が何よりも大事なのは言うまでもない。

ビジネスマナー その2：電話対応

未だに電話対応が苦手……
そんな人も多いかもしれいないが、部下の手前、そんなことも言っていられない。
電話対応のお手本を見せるくらいの心構えが、好ましいだろう。

電話対応の基本は、明るい声、親切な対応、丁寧な言葉遣い。
電話越しだと、普通に話している言葉が暗く聞こえてしまう。
そのため、ワントーン上の明るさ、大きさの声を意識したい。
また、臨機応変に対応できる親切さや「いつもお世話になっております」という謙虚かつ丁寧な言葉遣いも大切である。

電話に出るタイミングは、コール3回以内が基本。
4回目以降は相手に対して失礼に値するので気をつけたい。
実際、4回目は時間にして11秒ほど。
結構イライラするものである。
もちろん、どうしても出られない状況の場合は、「大変お待たせしました」と謝ってから社名を名乗ればOKだ。

また、具体性・積極性も大事だ。
例えば、名指し人が不在の場合、「申し訳ございません。あいにく○○は外出しております。午後○○時までに帰社予定です」と具体的な”時間・日程”を伝える。
続けて、「戻りましたら、こちらからご連絡致しましょうか」と、積極的にこちらから”対応方法”を提案する。
伝言があれば、以下の6つの要点をメモしておこう。

メモした内容を、必ず復唱し、電話相手にダブルチェックしてもらうのも忘れずに。
電話伝言でのトラブルは、多かれ少なかれ経験したことがあるのではないだろうか？
そんなトラブルをなくすためにも、新入社員には、、しっかり説明できるようになっておこう。

ビジネスマナー その3：エレベーター

ふぅ……と、ついつい肩の力が抜ける共用部分。
とりわけ、エレベーター付近でリラックスしてしまう人が多い。
しかし、そこは決してプライベートな場所ではなく、オフィスの一部分だ。
基本的なマナーをしっかり押さえておきたい。

まず、エレベーターを待っているとき。
電車のホームと同じく、両脇に並ぶようにしよう。
真正面に立つのはNG。
エレベーター内部にいる人を驚かせてしまうし、降りる人優先なので邪魔になる。
また、上司や来客者がいれば、“開”ボタンを押して、「お先にどうぞ」と軽く会釈してお通ししよう。

エレベーターに乗ったあとも注意が必要。
操作盤の前に誰もいなければ、率先して前に立ち、同乗者の行き先の階を押す。
逆に、自分が後ろにいる場合は、「○階お願いします」と伝えよう。
無言で押すのはNGだ。
ちなみに、エレベーター内は基本的に会話厳禁である。
同業他社や面識のないクライアントの社員が乗り合わせている可能性は大。

また、飲み会などと同じく、エレベーターにも席次がある。
操作盤が「1つ」の場合、上座は操作盤の後ろの壁側、2番目は上座の隣、3番目は操作盤の隣、4番目は操作盤の前となる。
操作盤が「2つ」の場合、上座は入り口を前にして右の壁側、2番目は上座の隣、3番目は入り口を前にして右側の操作盤の前、4番目はその隣となる。
エレベーターの仕様によって異なるので、しっかりチェックしておきたい。

おわりに

あなたが新入社員を迎え入れるのは、今年で何回目だろうか。
仕事にも慣れ、後輩を育て、管理職になっている人もいるかもしれない。
しかし、上に行けば行くほど、基本を見失いがちである。

足元をすくわれないためにも、新入社員がやってくる季節を1年の節目と定め、初心に立ち返ってビジネスマナーを学び直そう。
基本が出来てこそ、頼れる先輩・上司である。
それを肝に銘じておきたい。