知らない間に評価を下げてない？…効率的にタスク管理をおこなうための5つのポイント

新年度が始まってから数ヶ月経過して、新しい職場に配属された方々も、仕事に慣れタスクが重なりだしてるころではないだろうか。
複数のタスクが重なると、問題が発生する。
重要度、難易度、緊急性…さまざまな要因が優先度の見極めが難しくさせ、いつの間にやら、失念するタスクが発生してしまう。

このタスク失念が怖いのは、仕事力以上に、クライアントや周囲からあなた自身の評価を下がることに直結しやすい。
あなたのタスク遅延や失念は、相手のスケジュールも組み直しになり、苛立ちへと変わる。
「あいつ信頼できないな…」と思われるのは当然だ。

タスク管理は簡単ではあるものの、確実に行っていく必要があるのだ。
業務とは関係が無い事務的なタスクも、決して蔑ろにしてはいけないのだ。
タスク管理の優劣は、決して技術力の高さなど、特殊な能力が求められるわけではない。
誰でもタスク管理の能力は上げることができる。
そこで効率的にタスク管理をしていくための5つのポイントをご紹介していこう。

タスク管理を効率的に行っていくためのポイント

1.タスクが発生したらすぐに登録

大小問わず、あなたへのタスクが割り当てられた時に、すぐに登録をするようにしよう。
会社で用意されているタスク管理ツール、Excel、メモなど何でも構わない。
後で見返した時に、あなたがどんなタスクを持っているのか、目視ですぐに確認できる状態にしておくと効率的だ。

2.1日に2回以上保有しているタスクを確認

タスクを管理しているものは、必ず1日に2回以上は確認するようにしよう。
このことで、細かなタスクを忘れることを防止することができる。
人間はどうしても忘れる生き物である。
そのことは避けようの無いものとして考え、対策を打っていくことが大事だ。

3.納期は必ず記載

タスクを割り当てられた時は、タスクの納期を最初に確認しておこう。
そして、納期をタスク管理に記載することも重要だ。
可能であれば、納期順にタスクを並び替えられるとベスト。
納期を意識することで、それぞれのタスクの優先度付けが明確になったり、全体のスケジュール感を毎日確認することができる。

4.明日対応できるタスクは、引きずって作業しない

残業がある程度許されている現場では、仕事をする時間が無制限にあると感じてしまうことがあるかもしれない。
でもそれは違う。
あなたには、限られた時間しか与えられていない。
そのため、限られた時間内にタスクを終わらせていく必要がある。
そのような意識に変えていくと、日中のタスクに取り組む集中力が変わってくる。

そして、明日でも許されるタスクに取り組んでいるのであれば、それは一旦切り上げて明日行うようにしよう。
いつまでも、タスクを引きずって作業するメリットは少ない。

5.スケジュールの全体感をイメージしておく

タスクを管理する際には、そのタスクの後に続くスケジュール感を意識しておこう。
タスク単体の仕事は少なく、あるプロジェクトの中の1つのタスクであることも多い。
そこでタスク後の全体的なスケジュール感をイメージできると、作業の優先度や周囲への配慮、確認事項などがわかるようになる。

おわりに

タスク管理は難しいスキルでは無い。
ポイントをつかめば誰でも精度を高めることができる。

また、タスク管理ができると毎日安心して仕事ができる。
なぜなら、「何かを忘れているかもしれない」という不安が無いからだ。
それだけで、仕事のパフォーマンスは大きく変わる。

今回ご紹介したポイントでタスクを可視化して、「任せた！」と思われるビジネスマンになろう。
まだタスク管理をしていないのであれば、メモ帳にタスクを洗い出してみることから始めてはいかがだろうか。