相手も自分も楽になる！今すぐ実践したい、メールのストレスを軽減する方法6選

メールはどうしてストレスが溜まるのか

相手のメールのレスポンスが遅かったり、メールの内容が不十分だったりするとストレスがたまる。
単純に仕事が進まないことに対してだけでなく、結果として相手のペースに合わせているという意識がストレスの大きな要因となっているのだ。

ストレスを取り除くために主導権を握ろう

相手のペースに巻き込まれず、メールのやり取りをストレスフリーにするには２つの方法がある。
１つは、相手に直接メールの作法を伝えそれを守るよう要請する方法。
しかし、あまりにも直接的で取引先や上司相手には使うのはなかなか難しい。
2つ目は、相手が知らぬ間に、効率の良いやり方になるよう誘導していく方法です。
手間ではあるが、相手の非効率なメールに合わせるよりはよっぽどましだ。
こちらが主導権を握ることで、効率の良いメールのやり取りを展開できる。
「暗いと不平を言うよりも、すすんであかりをつけましょう」という言葉が示す通りだ。
では、具体的にはどうしたらいいのか？これから紹介するのは具体的にメールのペースを把握するための方法だ。
賢く使って仕事のストレスを少しでも軽減して欲しい。

具体的なメールのストレスとその対策

返信が遅い

相手の返信が必要な事柄には期限を設けよう。
直接「～までに」というのが躊躇われるなら、今後のスケジュールを示すことで返信の実質的期限を察してもらう方法もある。
また状況更新や追加情報の連絡もリマインダになるので、返信が欲しいときはあまり躊躇せず、こまめに行おう。

相手のメールにタイトルがない

返信時にこちらからタイトルをつける。
「後でメールを検索しやすくなるのでタイトルをつけさせていただきました」という文面を差し入れて置けば、相手の気づきを促せる。
次回以降の改善を期待しよう。
添付ファイルがあるならファイル名をタイトルに入れたり、＜◯日〆切＞など、リマインドとなる文言を入れるのも有効だ。

続きの要件なのに別スレッドでメールが来るのでこれまでのやり取りを一覧しづらい

やり取りを確認しやすくためという目的を伝えた上で「返信」を繰り返す形でのやり取りを提案しよう。
逆に、違う用件なのに同一スレッドでのやり取りが続き、後になってどこにあるか検索しづらくなりそうならば、直近のメールにタイトルを編集した上で返信するのが良い。
タイトルに関しては自衛と心得て、不便なまま、漫然とやりとりするのではなくこちらからこまめに変更しよう。

複数人でやり取りしているのに、個別でメールを返信してくる。

やり取りを始めるとき　同時に連絡すべきこと、そしてその対象の人の名前とアドレスを明記しよう。
それでもまだ個別でメールをしてくる方には、あえて外しているのか否かを確認したうえで、送信先に関係者のアドレスを入れるよう提案しよう。
少し面倒くさいが、これをやっておくとあとが楽になる。

質問の意図がわからないメール

ひとつひとつ質問の意図を確認していては時間がかかるばかりなので、こちらで相手の意図を想定したうえで「～ということで回答になっているでしょうか」などと確認しよう。
不明確な事項があるときは両者の目に触れるようあえて文面に起こし、認識のズレの有無を確認し、ズレがあれば早めに直すことが肝心だ。

勝手に略称を使ってくる（その略称がときどきに違う）

長い固有名詞または何らかの略称を使うときには、誤解を防ぐため固有名詞とその略称を併記しよう。
特に正式な略称がない場合は各々が好きなように略称を使いがちなので先回りして定義づけしてしまったほうが良い。
例：「Trans Pacific Partnership (以下：TPP)」

アポイントの日時場所を決めるのに必要な情報をなかなか伝えてこない

メールのやりとりで一番面倒くさいのが、じつはこれかもしれない。
こんな時には、こちらから提案してしまおう。
「例えば〇月×日△時に～前に待ち合わせはいかがでしょう」とYes or No のクローズドクェッションでやり取りをコントロールしよう。
都合が悪ければ相手から訂正があるはず。
やり取りをスムーズにするには訂正を恐れず提案することが大切だ。

自分にも他人にも優しいストレスフリーのメール術を

ここまで挙げた対策は、こちらのストレスを和らげる方法ばかりだが、このメール術を実践すれば結果としてやり取りがスムーズになるため、相手のストレスも減ってくる。
ビジネスパーソンとして、自分にも他人にも優しいストレスフリーのメール術を実践していこう。

さらにメール上手になるためのTips