1週間前の会議内容を忘れた！…失念をなくすためのメモの取り方

多忙の中の会議やミーティング。
１週間後、そのタスクを実施しようとメモを読み直す。
期日やタスクは書いてある。

しかし、そのメモが、タスクを推し進めてくれはしない。
「マズイ！どう進めればいいんだっけ？」と困った経験は、誰しもあるはずだ。
一口にメモと言っても、その取り方によって、仕事の進め方は大幅に変わる。
１週間後のアナタのために、メモの取り方を見直してみてはどうだろう。

メモは、ただの備忘？

備忘だけの目的でメモを書いていないだろうか？
メモと備忘…似ているようだが、備忘録は、「忘れたときのために備える記録」のことだ。
よって、備忘を目的にメモをすると、後で見ればいいと、メモしたことで安堵してしまう。

本来、最も大事なのは、会議そのものに集中し、内容を把握することである。
メモすることに追われ、肝心の内容を理解していなければ、そのメモやミーティングは、あまり意味をなさなかったものとなり、焦るのだ。
後で同じことを聞けば、だらしがないというレッテルを貼られかねない。
メモを上手く取ることも、大事なビジネス・スキルの1つである。

上手なメモの５つのテクニック

1.１件につき１ページ。余白を残す。

ノートは、議題や案件１件に対し、１ページ（1枚）を使用する。
余白があっても勿体ないと思わず、テーマが変わった時には新しいページに書く。
2件目、3件目と続けて書いてしまうと、後になってどこに何があるのか見つけにくい。
探すのに時間がかかれば、紙のロスより、時間のロスとなる。
余白を残しておけば、後からの追加項目などを書き込む際にも有効だ。

2.「6Ｗ2H」を意識する

情報の整理の基本である「5W1H」は、社会人として活用すべき重要な原則だ。
さらに予算を含む事業計画案では、もう１つのWとＨを加えた「6W2H」とするのが基本だ。

これらをしっかり意識したメモは、会議の内容を思い出す十分な材料となる。

3.単語、記号の活用で、スピードアップ

メモは文章化しないこと。
単語や、矢印などの記号、略語などを上手く使って簡素化する。
すべての言葉をメモしようとすると、時間がかかり、走り書きで字が雑になる。
後で見た時、読めない、謎の言葉、意味が分からない…というケースは多い。
視覚的に分かりやすくしよう。

4.ToDoがすぐ分かるように

会議後には、早速アクションを起こす必要に迫られることが多い。
上手なメモは、「自分が次にすべきことが分かる」ものだ。
内容別に3色ペンなどで色分けしたり、1ページを左右に別けて、左側にアクションを書くなど、ルールを決めるとよい。
一目でToDoが分かるメモを意識しよう。

5.終えたタスクも可視化する

メモにあるタスクは、すべて時系列で書かれているわけではないだろう。
メモを見直したとき、完了と、未完了のタスクが一目で分かるようにする。
終わったタスクには、大きく「✓」や「ＯＫ」などと書いておけば、達成感にも繋がるだろう。
緊急性の高いものから順にこなしていくためには、メモの整理が重要だ。

おわりに

日頃から、メモ魔と呼ばれる人がいるが、逆に、ほとんどメモを取らない人もいる。
一概に、どちらが仕事がデキルとは言えない。
また、メモの取り方も絶対的な法則もない。
だが1つ明確なのは、人は忘れやすく、記憶は曖昧になりやすいということだ。
仕事には、急な頼まれごとや、変更事項がついて回る。
ついうっかり…ではすまないことが、メモに残されているかもしれない。
あなたのメモ術は、あなたの味方になっているのか、見直してみてはいかがだろうか。